pengantar manajemen umum

                                                                                                                 

PENGENDALIAN

Pengertian pengendalian

Pengendalian (Controlling) merupakan salah salah satu fungsi manajemen untuk proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan guna menjamin hasil yang diharapkan.

Tujuannya 

—  Menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.

—  Membantu agar segala sesuatunya berjalan dengan baik, tepat waktu dan hasilnya konsisten dengan tujuan yang ditetapkan.

Tujuan organisasi

·         Jangka Panjang à Tertuang dalam VISI dan MISI Organisasi yang diuraikan dalam RENSTRA  periode waktu 3 tahun atau 5 tahun

·         Jangka Pendek à periode waktu 1 tahun yang tertuang dalam RENOP (rencana operasional) atau RIP (rencana induk pengembangan) .

Pengendalian Internal

Pengendalian internal Merupakan pengendalian untuk semua proses dalam internal organisasi

Ø  Tujuan dan Fungsinya :

·         Memberikan motivasi  agar tujuan yang telah ditetapkan bisa tercapai dengan dukungan sumber daya yang tepat.

·         Kegiatan perusahaan yang dijalankan sesuai dengan ketentuan dan aturan yang berlaku.

Pengertian pengendalian secara luas adalah mencakup rencana organisasi dan seluruh metode koordinasi dan upaya-upaya yang diadopsi dalam suatu usaha atau bisnis untuk melindungi aset-asetnya, memeriksa akurasi dan keandalan data (akuntansi), mendorong efisiensi kegiatan dankepatuhan pada kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.

Pengendalian internal = pengendalian manajemen

Pengendalian manajemen adalah pengendalian yang melekat (built in)

Ada 8 unsur pengendalian internal/manajemen

Pengorganisasian/struktur organisasi adalah suatu proses untuk merancang anggota struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.

Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan.

Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama (contohnya prosedur kesehatan dan keselamatan kerja).

Pencatatan /Akuntansi adalah pengukuran, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai informasi yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalam perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah.

Pelaporan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan bawahan untuk menyampaikan hal-hal yang berhubungan yang berhubungan dengan hasil pekerjaan yang telah dilakukan selama satu periode tertentu.

Personalia adalah : "Suatu ilmu seni untuk melaksanakan antara lain planning, controlling, sehingga efektivitas dan efesiensi personalia dapat di tingkatkan semaksimal mungkin dalam pencapaian tujuan.

Reviu Intern merupakan proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain dalam suatu organisasi.

Pengendalian eksternal

Pengendalian eksternal Merupakan proses pengendalian yang dilakukan dengan pihak luar ogranisasi seperti pemasok, supplier, pelanggan, pemerintah, investor  dsb

—  Contoh untuk supplier atau pemasok dilakukan pengendalian dengan cara melakukan penilaian pemilihan pemasok atau supplier

Proses pengendalian organisasi

1. Proses Manajemen melalui penetapan :

—  Strategi dan tujuan

—  Kebijakan dan prosedur

—  Seleksi dan Pelatihan

—  Pemodelan penampilan (sistem /struktur organisasi sentralisasi /desentralisasi )

—  Rancangan pekerjaan dan struktur kerja

—  Norma dan budaya organisasi

2. Kompensasi dan Keuntungan

—  Menarik karyawan berbakat dan mempertahankannya.

—  Memotivasi karyawan untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

—  Memberikan nilai dari kontribusi yang telah diberikan

3. Disiplin Pegawai

—  Disiplin didefinisikan sebagai proses mempengaruhi perilaku atau mencoba untuk melibatkan orang secara lebih positif dan secara langsung terlibat dalam pengambilan keputusan untuk mengembangkan perilaku mereka.

Karakteristik dan Perancangan pengendalian efektif

1. Control Environment ( Lingkungan Pengendalian)

à Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup :

1. Sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut.
2. Struktur organisasi : Centralisasi atau desentralisasi
1. Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Melalui identifikasi resiko artinya suatu resiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Menetapkan Prosedur pengendalian untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan.

Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

·         Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.

·         Pelimpahan tanggung jawab.

·         Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.

·         Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

4.      Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan terhadap sistem pengendalian akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian.

5. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan.

Manfaat informasi :

1.      Pihak Internal  Informasi ini dimanfaatkan untuk pedoman operasional dan menjamin ketaatan dan kesesuaian dengan standart dan aturan serta kebijakan yang berlaku pada perusahaan.

2.      Pihak Eksternal  Informasi juga diperlukan untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.